E-Rechnung prüfen, bevor Sie buchen.
Seit 2025 kommen Rechnungen als XML-Datei. Diese Seite zeigt, welche Angaben Sie prüfen müssen, welche Werkzeuge es gibt und wie der Rechnungseingang automatisch läuft.
Prüf-Tool für XRechnung und ZUGFeRD
Bald laden Sie hier Ihre E-Rechnung hoch und sehen sofort, ob Pflichtangaben fehlen. Die Datei bleibt in Ihrem Browser. Bis dahin nutzen Sie die offiziellen Validatoren weiter unten.
Checkliste: das prüfen Sie bei jeder E-Rechnung
Eine E-Rechnung kann technisch gültig und trotzdem inhaltlich falsch sein. Prüfen Sie deshalb beides: das Format und den Inhalt.
1. Format
- Ist es XRechnung (XML) oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931? Ein normales PDF reicht nicht.
- Lässt sich die Datei öffnen und lesen? Für XML brauchen Sie einen XRechnung Viewer.
2. Pflichtangaben
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer des Verkäufers
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Menge und Bezeichnung der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
3. Rechnungen an Behörden
- Leitweg-ID im Feld „Buyer reference“
- Kontaktdaten des Verkäufers (Name, Telefon, E-Mail)
4. Rechnen
- Summe der Positionen gleich Nettobetrag
- Nettobetrag plus Steuer gleich Bruttobetrag
- Zahlungsbetrag und Bankverbindung stimmen mit Ihrem Lieferanten überein
Offizielle Werkzeuge
Für eine vollständige technische Prüfung gibt es kostenlose Validatoren, zum Beispiel den E-Rechnungs-Validator des Landes Baden-Württemberg. Er prüft die Datei gegen die offiziellen Regeln der KoSIT.
Rechnungseingang automatisieren
Ich baue einen Ablauf, der E-Rechnungen aus Ihrem Postfach holt, prüft, lesbar macht und weitergibt:
- E-Rechnung kommt per E-Mail an und wird automatisch erkannt.
- Pflichtangaben und Summen werden geprüft. Fehler melden Sie dem Lieferanten mit einem Klick.
- Eine lesbare PDF-Ansicht wird erzeugt und abgelegt.
- Die Daten gehen an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater.
Selbst E-Rechnungen schreiben? Dafür habe ich RechnungX gebaut.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im Geschäft mit anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können.
Ab wann muss ich E-Rechnungen verschicken?
Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 gilt sie für alle übrigen Unternehmen. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind laut IHK vom Versand ausgenommen.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar, zum Beispiel XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei) nach der Norm EN 16931.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei und für Menschen schwer lesbar. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die XML-Daten eingebettet sind. Beide erfüllen die Norm EN 16931, wenn sie richtig erstellt sind.
Wie viele E-Rechnungen bekommen Sie pro Monat?
Schreiben Sie mir zwei Sätze. Ich antworte schriftlich innerhalb von 24 Stunden.